Визначаємо зміст показників
Перш ніж з’єднувати джерела, узгоджуємо, що означає кожен показник. «Продажі» можуть рахуватися за датою замовлення, оплати або відвантаження. Якщо ці правила різні, автоматичний звіт лише швидше відтворюватиме розбіжність. Фіксуємо період, статуси, повернення й відповідального за перевірку.
Які операції автоматизуємо
Рішення може залишатися в Excel або Google Sheets, якщо такий інтерфейс підходить команді. Коли потрібні більші обсяги чи складніші правила доступу, окремо розглядаємо базу даних та інтерфейс звітності.
- Отримання даних із файлів, CRM, ERP або доступних API.
- Зіставлення артикулів, дат, статусів і назв полів.
- Пошук дублікатів, пропусків та неочікуваних значень.
- Розрахунок погоджених показників і оновлення звіту.
- Позначення часу останнього успішного оновлення й повідомлення про збій.
Як перевіряємо правильність
Обираємо контрольний період і звіряємо новий звіт із вихідними записами. Суми недостатньо: перевіряємо також кількість рядків, унікальні замовлення та винятки. Наприклад, файл за вчора завантажено двічі — звіт має впізнати повтор або повідомити про нього. Правило залежить від структури джерела й погоджується заздалегідь.
Що буде, якщо джерело недоступне
Визначаємо, чи показувати останні перевірені дані з датою оновлення, чи зупиняти формування звіту. Неповний набір не повинен виглядати як актуальний повний звіт. У межах рішення описуємо повторний запуск, місце журналу помилок та людину, яка отримує сповіщення.
Що підготувати для оцінки
Потрібні перелік джерел, частота підготовки та опис результату. Можна надіслати структуру таблиці з вигаданими рядками. Доступи, місце запуску та правила роботи з даними узгоджуємо пізніше. Технології — Python, SQL, n8n або API — обираємо після аналізу. Автоматизація одного звіту може бути самостійним невеликим проєктом.