1. Зафіксуйте товар, місце та час
Оберіть один артикул із конкретним варіантом і місцем зберігання. Запишіть час фізичного підрахунку та час отримання даних із системи. Якщо між ними тривали приймання або відвантаження, різниця не обов’язково означає помилку. Для порівняння потрібні однакові межі.
- Артикул, розмір, колір або інший варіант.
- Склад, комірка, партія — якщо вони використовуються.
- Одиниця виміру: штука, упаковка чи комплект.
- Час підрахунку та перелік рухів після нього.
2. Уточніть, який залишок показує система
Знайдіть визначення поля у звіті або налаштуваннях. Фізична кількість, доступність до продажу й прогнозований залишок відповідають на різні питання. Прогноз може враховувати майбутні рухи, а доступність залежить від правил резервування. Порівнюйте підрахунок із показником, який описує той самий стан товару.
Один товар, три різні показники
Демонстраційні дані: на полиці 12 одиниць, із них 5 зарезервовано. Нових надходжень і відвантажень у прикладі немає.
Таблицю можна прокрутити горизонтально.
| Показник | Значення | Що це означає |
|---|---|---|
| Фізично на полиці | 12 | Результат підрахунку на визначений момент. |
| Зарезервовано | 5 | Частина цих самих 12 одиниць уже призначена замовленням. |
| Доступно за правилом прикладу | 7 | 12 мінус 5. Це не нестача п’яти одиниць. |
Висновок. Якщо ERP показує саме фізичний залишок 10, а на полиці 12, резерв цю різницю не пояснює. Перейдіть до історії рухів і моменту їх фіксації.
3. Відновіть історію руху
Перегляньте операції від останнього узгодженого залишку. Для кожного руху зіставте товар, кількість, статус, місце відправлення та отримання. Особливо уважно перевірте часткові операції. Фізично переміщений товар може залишатися в попередній комірці в ERP, якщо документ не завершений.
- Поставку прийняли фізично, але ще не підтвердили в системі.
- Переміщення або відвантаження виконали частково.
- Повернення потрапило в інше місце чи статус.
- Списання, брак або виробнича операція відображені неповністю.
- Інтеграція повторила чи пропустила рух.
4. Перевірте момент коригування
Підрахунок і застосування коригування — різні дії. Документація Odoo прямо звертає увагу: між ними можуть відбутися рухи товару. Тому перед підтвердженням потрібно врахувати зміни після підрахунку. Правило актуальне для діагностики, але конкретні кнопки й поля залежать від версії та налаштувань вашої ERP.
5. Запишіть причину та спосіб перевірки
Збережіть результат підрахунку, перелік перевірених рухів і пояснення різниці. Якщо причина невідома, так і зафіксуйте. Коригування, якщо воно потрібне, виконуйте за погодженими правилами з відповідальним за облік.
Далі перевірте саме причину: наприклад, чи залишаються непідтверджені приймання наприкінці зміни. Призначте відповідального й дату повторної перевірки. Нове число в полі залишку без зміни проблемного процесу не запобігає повторенню розбіжності.
Короткий чекліст для команди
Використайте ці запитання на першому розборі. Якщо відповідей немає, почніть зі збирання інформації, а не масового виправлення всіх залишків.
- Порівнюємо той самий товар, одиницю, місце й момент?
- Розуміємо різницю між фізичною кількістю та доступністю?
- Усі рухи після підрахунку враховані?
- Перевірені незавершені операції, повернення та резерви?
- Є обґрунтована причина, відповідальний і наступна перевірка?
Офіційні джерела
Першоджерела для перевірки термінів і подальшого читання. Практичні приклади Routio — навчальні, а не клієнтські кейси. Налаштування систем звіряйте з документацією своєї версії.